Pozyskiwanie dofinansowania unijnego następuje w kilku krokach. Etapy pozyskiwania dotacji Unii Europejskiej są następujące:

Etap 1: Opracowanie koncepcji projektu, czyli znalezienie pomysłów na projekt. Na tym etapie wymagane jest zebranie wszystkich informacji o tym, jak projekt ma być realizowany, jaka będzie jego wartość itp.

Etap 2: Wybór programu na podstawie zebranych wcześniej informacji. Trzeba odnaleźć program, w który umożliwi realizację pomysłu. W tym etapie ważne jest także znalezienie dokładnych informacji o dotacji i wymogach, jakie trzeba spełnić.

Etap 3: Sporządzenie i złożenie dokumentów to etap w którym są ustalone wszelkie elementy projektu oraz sporządzany wniosek o dotację. Jego poprawność i dokładność będzie miała wpływ na otrzymanie lub nie dotacji.

Etap 4: Podpisanie umowy o dofinansowanie projektu czyli efekt końcowy wszelkich starań o dotację.